Jak (NIE) dzielić zamówień na usługi szkoleniowe w projekcie? – na podstawie decyzji Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej

W Decyzji Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 19 kwietnia 2022 r. znak sprawy: DZF-XII.025.44.2021.DM.5, głównym celem było ustalenie, czy w opisywanym postępowaniu usługi związane    z przeprowadzaniem bloków szkoleniowych należy traktować jako jedno, czy kilka odrębnych zamówień, czy też Beneficjent winien dokonać sumowania wartości tych szkoleń jako całości. Dla ustalenia takowego przypadku konieczna była analiza okoliczności faktycznych zaistniałych w projekcie.

Do sytuacji, kiedy mamy do czynienia z jednym zamówieniem dochodzi wtedy, gdy przedmiotowe usługi/dostawy/roboty łącznie spełniają w skrócie trzy kryteria:

• tożsamości przedmiotowej (usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie),
• tożsamości czasowej (możliwość udzielenia zamówienia w tym samym czasie),
• tożsamości podmiotowej (możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę).

W projekcie, którego dotyczy decyzja przyjęto, iż przeprowadzone szkolenia były usługami tego samego rodzaju, ponieważ były to szkolenia zawodowe. Beneficjent prowadził je dla szczegółowo określonej grupy osób tj. osób młodych do 29 roku życia, bez pracy, w tym w szczególności, które nie uczestniczą w kształceniu i szkoleniu (tzw. młodzież NEET). Zamierzeniem było podniesienie umiejętności zawodowych osób biorących udział w formie wsparcia, w odniesieniu do zbadanych luk kompetencyjnych i adekwatnie do zdiagnozowanych potrzeb i planów uczestników oraz potrzeb pracodawców.

Pomimo faktu, iż szkolenia różniły się tematycznie, zachodziła tu tożsamość przedmiotowa zamówień. Poszczególne szkolenia mogą się bowiem różnić tematycznie, ich zawartość merytoryczna również może być odmienna, lecz nie wyklucza to, że nadal stanowią usługę tego samego rodzaju, która ma takie samo przeznaczenie, dla podobnej grupy osób. Organ wskazywał, iż wyżej wymienione zamówienie spełnione jest również w przypadku kryterium tożsamości podmiotowej, z tego faktu, iż realizacja zamówienia byłaby możliwa przez jednego wykonawcę. Po analizie wyróżnionych ośmiu bloków szkoleniowych IZ PO WER doszła do wniosku, iż w pierwszych pięciu z bloków szkoleniowych (1-5) zaszła przesłanka tożsamości czasowej oraz spełnienie trzech kryteriów odnoszących się do danego zamówienia. Z tego też powodu, Minister uznał, iż Beneficjent powinien był je potraktować jako jedno zamówienie.

Jako odrębne zamówienie Beneficjent powinien potraktować resztę zrealizowanych szkoleń (bloki szkoleniowe nr 6-8). Dodatkowo, IZ PO WER uwypukliła fakt, iż wartość drugiego zamówienia nie przekroczyła progu 50 tys. złotych i z racji tego Beneficjent udzielając takowego zamówienia, nie musiał stosować zasady konkurencyjności, był on uprawniony do zastosowania trybu rozeznania rynku. Inaczej klasyfikuje się sytuacja pierwszego zamówienia, które przekracza wyznaczony próg 50 tys. złotych. Minister wskazał w tym kontekście, iż niezasadnym było przeprowadzenie przez Beneficjenta zasady konkurencyjności, którą zastosował on jeszcze przed podpisaniem umowy o dofinansowanie.

W niniejszej sprawie nieprawidłowo podzielono zamówienie w ramach bloków 1-5 na pięć osobnych szkoleń, czego skutkiem było zaniżenie jego wartości szacunkowej, która wyniosła poniżej kwoty 50 tys. zł. Szkolenia te winny być szacowane razem, a co za tym idzie udzielone w trybie odpowiednim dla ich łącznej szacunkowej wartości. Działanie Beneficjenta spowodowało udzielenie zamówienia niezgodnie z  zapisami Wytycznych, czyli z pominięciem zastosowania zasady konkurencyjności oraz nieuprawnionym zastosowaniem rozeznania rynku. Zabrakło tu przyczyn obiektywnych tłumaczących podział i odrębne szacowanie wartości dla ostatecznie jednorodnych lub zbliżonych rodzajowo szkoleń.

Minister wskazał, iż w przypadku usług szkoleniowych błędnym jest uznawanie każdego tematu szkolenia za odrębny przedmiot zamówienia. Oprócz tego, zamówienia, ze względów organizacyjnych/technicznych mogą być udzielane przez Beneficjenta w częściach w ramach odrębnych postępowań. Jednak do ustalenia wartości poszczególnych części należy przyjąć łączną kwotę przewidzianą dla danego rodzaju zamówienia.

Co istotne nie jest zakazane dzielenie zamówienia na części, ale zabronione jest stosowanie takiego podziału, który zmierza do uniknięcia stosowania przez beneficjenta zasady konkurencyjności. Minister zwrócił także uwagę na rodzaj zamówienia, którego sprawa dotyczyła, a były to usługi szkoleniowe. Jak wskazał MFIPR Beneficjent w celu uniknięcia zastosowania zasady konkurencyjności nie może dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. Nawet jeśli mamy możliwość składania ofert częściowych lub udzielenia zamówienia w częściach, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia.

Agnieszka Bednarska