Jak skutecznie skonstruować umowę? Czyli o istocie komunikacji z kontrahentem.

Czasem zdarza się, że gdy chcemy rozwiązać problem prawny lub wyjaśnić jakąś wątpliwość o skomplikowanej naturze prawnej, to trudno jest zebrać myśli by w jasny sposób przedstawić sedno sprawy. Z drugiej strony, istotna jest również rola odbiorcy, który powinien wykazać się umiejętnością aktywnego słuchania, co w przypadku chaotycznie przedstawionego zagadnienia ? często okazuje się nie lada wyczynem. Kwintesencja dyskutowanego zagadnienia w takich okolicznościach może łatwo zejść na dalszy plan. Jak w takiej sytuacji skutecznie skonstruować umowę?

Zgodnie z zasadą swobody umów, strony umowy mają prawo regulować swoje stosunki według swego uznania. Dlatego uważam, że często skuteczność zawieranych umów nie zależy od wielostronicowych opisów i wyjaśnień użytych definicji czy warunków zastosowania umowy.

W mojej opinii, większe znaczenie ma indywidualne podejście do zagadnienia, zbudowanie poczucia bezpieczeństwa i wzajemnego zaufania z kontrahentem. Wymienione elementy stanowią bowiem podstawę dobrej komunikacji między stronami przyszłej umowy. Przykładów potwierdzających skuteczność umów, w których zadbano o dobrą komunikację przed jej zawarciem, jest wiele. Wystarczy przytoczyć przykład Steve?a Jobsa, który podobno wyrzucał do kosza kontrakty mające więcej niż kilka stron.

Niemniej jednak nie należy generalizować  i tworzyć na tej podstawie ogólnej zasady. W skompilowanych kontraktach precyzyjność zabezpiecza przyszły interes stron. Można jednak stwierdzić, że im umowa bardziej będzie odpowiadać potrzebom kontrahenta, tym będzie w przyszłości bardziej skuteczna. Jak więc się ocenić, czy przygotowana umowa jest wystarczająco dobra?

Przede wszystkim, jeśli to możliwe ? należy unikać zbyt fachowej terminologii, którego nasz kontrahent może nie zrozumieć. Lepiej postawić na prosty i logiczny język i używać zwięzłych zdań. Ważna jest też sztuka zadawania konkretnych pytań. Dobrze gdy nasza wypowiedź jest barwna i urozmaicona. Lepiej też uniknąć zbyt emocjonalnych reakcji, które nie ułatwiają odbiory aktywnego słuchania- dlatego trzeba to zawsze wyważyć. Można powiedzieć, że pobra komunikacja wymaga aby niczym Arystoteles ?myśleć jak mędrzec, lecz mówić jak prosty człowiek?.

Przy tworzeniu dobrej umowy potrzebny jest czas- dlatego niewskazane jest tworzenie pism, które mają przetrwać lata, na ostatnią chwilę. Ważne jest również, aby wygospodarować czas na możliwość konsultacji i wymiany poglądów. Dobrze jest, gdy przed ostatecznym podpisaniem umowy, można omówić ostateczny kształt umowy się z zaufaną osobą, która z doświadczenia może wskazać fragmenty mogące w przyszłości budzić wątpliwości.

Jeśli po sporządzeniu projektu umowy nadal pojawiają się obawy co do poprawności i skuteczności zawartych w treści postanowień, lepiej nie ulegać presji. Konsekwencje nie przeanalizowanej do końca umowy, mogą spowodować spore straty finansowe w przyszłości. Dlatego może warto przemyśleć, czy nie opłaca się bardziej wyjaśnić wątpliwości zanim będzie za późno. Zespół WGPR dysponujący fachową wiedzą z zakresu prawa na bieżąco wytłumaczy wszelkie wątpliwości telefonicznie lub e-mail.

Paweł Krzywda
manager ds. monitoringu i windykacji