Jak wziąć udział w przetargu ONZ? – Poradnik krok po kroku

Polscy przedsiębiorcy z coraz większym zainteresowaniem przyglądają się międzynarodowym zamówieniom publicznym – wiele rodzimych firm z sukcesem wkroczyło na ten wcześniej nieznany rynek dzięki czemu obecnie realizują prestiżowe, atrakcyjne kontrakty. Mimo tych sukcesów, wiele polskich firm wciąż ma opory przed ekspansją na rynki międzynarodowe, obawiając się skomplikowanych procedur oraz wysokiej bariery wejścia. Publikacja niniejsza ma na celu w przystępny sposób wskazać zainteresowanym wykonawcom jak wziąć udział w przetargu ONZ – krok po kroku.

1. Czym jest rynek zamówień publicznych ONZ i czym różni się od rynku krajowego?

W pierwszej kolejności warto wskazać czym w zasadzie jest rynek zamówień publicznych ONZ, czym różni się od rynku polskiego oraz dlaczego może być on interesującym kierunkiem rozwoju dla krajowych przedsiębiorców.
Już na wstępie należy obalić powszechnie przyjęty pogląd – ONZ nie jest jedną organizacją, a grupą kilkudziesięciu różnych organizacji, agend i biur, o zróżnicowanych misjach, sposobach działania i potrzebach. Ta różnorodność skutkuje bogatym, zróżnicowanym rynkiem, na którym miejsce dla siebie może znaleźć bardzo szeroka grupa przedsiębiorców. Zmienia się on wraz z otaczającym nas światem co premiuje firmy trzymające ”rękę na pulsie”, wdrażające nowoczesne rozwiązania czy zielone technologie.
W przeciwieństwie do polskiego systemu zamówień publicznych opartego na „sztywnych” zasadach ustawy prawo zamówień publicznych, przetargi ONZ oparte są na znacznie bardziej elastycznym, biznesowym podejściu. Nie oznacza to oczywiście, że nie istnieją pewne formalne wymogi, jednakże różnica między omawianymi rynkami jest co najmniej znacząca.

2. Krok pierwszy – rejestracja

Pierwszym krokiem prowadzącym do wejścia na rynek zamówień publicznych ONZ jest oczywiście rejestracja firmy w bazie przetargowej UNGM – United Nations Global Marketplace. Dostępna jest pod adresem  www.ungm.org i stanowi swoistego rodzaju serce zamówień publicznych Narodów Zjednoczonych.
System ten umożliwia rejestrację na 3 poziomach. Im wyższy poziom tym większa wartość zamówień, o które może ubiegać się firma. Progi prezentują się następująco:

• Poziom basic – zamówienia do 150.000 USD
• Poziom 1 – zamówienia do 500.000 USD
• Poziom 2 – zamówienia o wartości przekraczającej 500.000 USD

Należy jednak zaznaczyć, iż w pewnych przypadkach zamówienie na kwotę np. 100.000 USD może wymagać rejestracji na poziom 2 ze względu na m.in. charakter zamawianego towaru (np. sprzęt medyczny).
Proces rejestracji w sposób szczegółowy przedstawiony został przeze mnie w podręczniku ”Zamówienia publiczne systemu ONZ? jak dokonać rejestracji w bazie United Nations Global Marketplace i uczestniczyć w przetargach” dostępnym na stronie Ministerstwa Rozwoju i Technologii – www.gov.pl/web/rozwoj-technologia/zamowienia-organizacji-systemu-onz

3. Krok drugi – selekcja zamówienia

Po udanej rejestracji należy zadać sobie fundamentalne pytania:

• Co chcę dostarczać?
• W jakim zakresie geograficznym?
• W jakiej ilości?

Na początek warto skierować swoją uwagę na zamówieniach, których miejsce wykonania znajduje się w Polsce lub krajach sąsiadujących. Podstawową zasadą, o której należy pamiętać to ”mierz siły na zamiary”. ONZ to nie tylko pewny, ale i wymagający partner biznesowy – wynika to z tzw. zasady pierwszeństwa interesów Narodów Zjednoczonych. Stąd też wybór przetargu, w którym zamierzamy złożyć ofertę powinien być rozważny i poprzedzony wnikliwą analizą naszych mocnych i słabych stron, możliwości wykonania przedmiotu zamówienia oraz dochowania terminów określonych przez Zamawiającego.

4. Krok trzeci – analiza dokumentacji

Analiza dokumentacji przetargowej to kluczowy moment w przypadku każdego zamówienia. Należy zapoznać się z nią wnikliwie – często zdarza się, iż bardzo istotne postanowienia zawarte są głęboko wewnątrz jednego z załączników. Za przykład może posłużyć konieczność posiadania lokalnego przedstawicielstwa w kraju wykonania zamówienia.
Zdecydowanie lepiej jest poświęcić większą ilość czasu na zapoznanie się z dokumentami, niż złożyć ofertę, która zostanie odrzucona lub co gorsza – zostanie zaakceptowana, a my nie będziemy w stanie zrealizować przedmiotu zamówienia.

5. Krok czwarty – złożenie oferty

Jeśli firma spełnia wszystkie niezbędne warunki oraz posiada odpowiednie zaplecze kadrowo-techniczne wymagane do poprawnej realizacji zamówienia nie pozostaje nic innego niż wypełnić załączone przez Zamawiającego formularze oraz załączyć wskazane dokumenty. Należy pamiętać, iż różni zamawiający oczekują przesłania ofert na różne sposoby! Przykładowo Międzynarodowa Organizacja ds. Migracji (IOM) wymaga przesłania oferty na wskazany adres e-mail, natomiast Biuro Wysokiego Komisarza Narodów Zjednoczonych ds. Uchodźców (UNHCR) prowadzi cały proces ofertowania wewnątrz swojego systemu UNHCR Supplier Portal.

Wytyczne związane z procesem składania ofert są zawsze jasno wskazane w dokumentacji, często więcej niż jeden raz. W przypadku przesłania oferty w nieprawidłowy sposób zostanie ona każdorazowo odrzucona. Należy każdorazowo szczegółowo się z nimi zapoznać, albowiem mogą one określać m.in. wymagany format plików, maksymalny rozmiar załącznika czy też odpowiednie nazewnictwo.

Autor: Sebastian Andrzejewski