26.05.2023

Limity okresu realizacji umowy w sprawie zamówienia publicznego

Ustawa Prawo zamówień publicznych, co do zasady nie ogranicza sposobu określenia terminu realizacji umowy dotyczącej zamówienia publicznego ani nie wyznacza jego limitu. Można go, zatem wskazać za pomocą ilości dni, miesięcy lub lat, konkretnej daty, ale też przyszłego zdarzenia o charakterze pewnym. Przy czym należy wskazać termin precyzyjnie już na etapie wszczęcia postępowania. Jakie są, więc wyjątki lub odstępstwa przy terminach realizacji umów w sprawie zamówienia publicznego? Na co należy zwrócić uwagę przy wyznaczaniu terminu?

Przydatne pytania:

  • Na jak długo mogę zawrzeć umowę w sprawie zamówienia publicznego?
  • Co zrobić, gdy umowa w sprawie zamówienia publicznego przekracza 4 lata?
  • Czy trzeba gdzieś zgłaszać zmiany umów w sprawie zamówień publicznych?

Obecnie, zgodnie z artykułem 434 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej p.z.p.), ustawodawca wymaga zawierania umów w sprawie zamówienia publicznego na czas oznaczony. W przepisie tym nie wskazano jednak limitu, na jaki można zawrzeć umowę w sprawie zamówienia publicznego. Wskazano jedynie w ust 2. omawianego przepisu, że jeżeli zawarta umowa przekracza okres 4 lat, a jej przedmiotem są świadczenia powtarzające się lub ciągłe, zamawiający zobowiązany jest do uzasadnienia wykroczenia poza okres wskazany w przepisie. Uzasadnienie takie powinno znaleźć się w samej umowie, np. w preambule.

Aktualnie zamawiający nie ma zatem obowiązku informowania żadnego podmiotu, organu czy instytucji, o zawarciu umowy na czas przekraczający 4 lata. Nie ma w tym przypadku znaczenia, czy umowa dotyczy świadczeń jednorazowych, okresowych czy ciągłych. Należy mieć także na uwadze, że zgodnie z treścią art. 455 ust. 3. pkt 2 p.z.p.: W przypadkach, o których mowa w ust. 1 pkt 3 i 4, zamawiający, po dokonaniu zmiany umowy, zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych lub przekazuje Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszenie o zmianie umowy. Oznacza to, że w przypadku dokonania zmiany umowy, przy spełnieniu przedstawionych wyżej warunków, należy opublikować tę zmianę we wskazany w przepisie sposób. Analogiczne brzmienie miał art. 144 ust. 1c s.p.z.p. Każdorazowo jednak, okoliczności te powinny zostać wszechstronnie przeanalizowane w odniesieniu do konkretnej sytuacji faktycznej

Jednak na gruncie starej ustawy p.z.p (dalej s.p.z.p.), ustawodawca określił, że umowa, której przedmiotem są świadczenia powtarzające się lub ciągłe może być zawarta na okres maksymalnie 4 lat. Zamawiający mógł odstąpić od tego ograniczenia wyłącznie wtedy, gdy wykonanie zamówienia w dłuższym okresie spowodowało oszczędności kosztów realizacji zamówienia w stosunku do okresu czteroletniego lub jest to uzasadnione zdolnościami płatniczymi zamawiającego lub zakresem planowanych nakładów oraz okresem niezbędnym do ich spłaty (art. 144 ust. 2 s.p.z.p.). Zgodnie z art. 142 ust. 3 s.p.z.p. należy przekazać zgłoszenie do prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, zawierające uzasadnienie faktyczne i prawne zawarcia umowy na okres dłuższy niż 4 lata.

Co jednak w przypadku, gdy umowa została zawarta na gruncie starej ustawy poniżej 4-letniego okresu i pojawia się chęć zawarcia aneksu wydłużającego okres realizacji umowy powyżej 4 lat? Przepisy nie nakładają wprost obowiązku informacyjnego przy zawieraniu takiego aneksu. Jeżeli pierwotnie umowa została zawarta na okres krótszy niż 4 lata, obowiązek zgłoszeniowy nie dotyczył omawianego zamówienia. Należałoby jednak wykazać, iż  zawarty w późniejszym terminie aneks nie prowadziłby do zawarcia umowy dłuższej niż 4 lata celem ominięcia obowiązku informacyjnego, lecz do umożliwienia stronom właściwego wykonania Umowy zgodnie z jej pierwotnymi założeniami.

Obecnie obowiązująca p.z.p. nie różni się zasadniczo w stosunku do poprzednio obowiązujących przepisów. W odniesieniu do aneksowania umowy zastosowanie znajdą przepisy regulujące zasady zmiany umowy w sprawie zamówienia publicznego. Wydłużenie okresu obowiązywania umowy zawartej po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego będzie zgodne z przepisami ustawy, jeżeli w umowie wyraźnie wskazano możliwość jej zmiany w tym zakresie. Zgodnie z art. 455 ust. 1 p.z.p. dopuszczalna jest zmiana umowy niezależnie od wartości tej zmiany, o ile została przewidziana w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia, w postaci jasnych, precyzyjnych i jednoznacznych postanowień umownych, które mogą obejmować postanowienia dotyczące zasad wprowadzania zmian wysokości ceny, jeżeli spełniają one łącznie następujące warunki: określają rodzaj i zakres zmian, określają warunki wprowadzenia zmian, nie przewidują takich zmian, które modyfikowałyby ogólny charakter umowy. Zatem przy spełnieniu powyższych warunków nie widzę przeszkód, aby zmiana umowy polegała na wydłużeniu okresu jej obowiązywania powyżej 4 lat. Jeżeli umowa została zawarta na gruncie s.p.z.p., to do zmian umowy należy stosować starą ustawę, zgodnie z art. 91 ust. 1 ustawy 11.09.2019 r. przepisy wprowadzające ustawę – Prawo zamówień publicznych, w której wskazano, iż do umów w sprawie zamówienia publicznego zawartych przed 1.01.2021 r. oraz po 31.12.2020 r., ale w następstwie postępowań o udzielenie zamówienia wszczętych przed 1.01.2021 r. stosuje się przepisy dotychczasowe.

Jeżeli masz wątpliwości co do możliwości wydłużenia terminu realizacji umowy w sprawie zamówień publicznych, chcesz sporządzić aneks lub chcesz zweryfikować poprawność uzasadnienia do umowy w zakresie jej terminu, skontaktuj się z nami.

Autorka: Paulina Wiater

Szukasz porady prawnej?

Zapraszamy do kontaktu!
Kredyty frankowe - Waloryzacja - Prawo zamówień publicznych - Zamówienia międzynarodowe - Projekty unijne

    Sprawdź też artykuły...

    12.07.2024

    Zasady wyboru wykonawców w perspektywie finansowej 2021- 2027 na podstawie Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na...

    Opracowanie stanowi kontynuację artykułu Zasady wyboru wykonawców w perspektywie finansowej 2021 – 2027 na podstawie Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021 – 2027 – część I. Wytyczne doprecyzowały kwestię...
    9.07.2024

    Zasady wyboru wykonawców w perspektywie finansowej 2021 – 2027 na podstawie Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków...

    Z dniem 25 listopada 2022 roku weszły w życie wydane na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych...