Obowiązki beneficjenta w okresie trwałości projektu

Zakończenie realizacji projektu unijnego i wypłata ostatniej transzy dofinansowania nie oznaczają dla beneficjenta zaprzestania wypełniania obowiązków wynikających z umowy o dofinansowanie. Ciążą bowiem na beneficjencie dalsze powinności, które wynikają chociażby z konieczności zachowania tzw. okresu trwałości projektu.

Zgodnie z art. 65 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. (tzw. rozporządzenia ogólnego, Dz.U.UE.L.2021.231.159 z dnia 2021.06.30) trwałość projektu musi być co do zasady zachowana przez okres 5 lat od daty płatności końcowej na rzecz beneficjenta. Okres ten ulega skróceniu do 3 lat w przypadku przedsiębiorstw sektora MŚP, w odniesieniu do projektów, z którymi związany jest wymóg utrzymania inwestycji lub miejsc pracy.

Za datę płatności końcowej uznaje się:

1. datę obciążenia rachunku płatniczego instytucji przekazującej środki beneficjentowi w przypadku, gdy w ramach rozliczenia wniosku o płatność końcową beneficjentowi przekazywane są środki albo
2. datę zatwierdzenia wniosku o płatność końcową.

Obowiązek zachowania trwałości projektu dotyczy projektów finansowanych z EFRR, FS oraz FST obejmujących inwestycje w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjne. W przypadku projektów EFS+ zachowanie trwałości projektu obowiązuje wyłącznie w odniesieniu do wydatków ponoszonych jako cross-financing lub w sytuacji, gdy projekt podlega obowiązkowi utrzymania inwestycji zgodnie z obowiązującymi zasadami pomocy publicznej. W przypadku projektów FST zachowanie trwałości projektu obowiązuje co do zasady wtedy, gdy projekt podlega obowiązkowi utrzymania inwestycji zgodnie z obowiązującymi zasadami pomocy publicznej.

Trwałość projektu dotyczy również projektów grantowych, w ramach których właściwa instytucja będąca stroną umowy zobowiązuje beneficjenta w umowie o dofinansowanie projektu do określenia w umowie o powierzenie grantu obowiązków grantobiorcy w zakresie spełnienia wymogu zachowania trwałości projektu, jeżeli z odpowiedniego stosowania przepisów art. 65 rozporządzenia ogólnego wynika, że inwestycja, na którą został przekazany grant, powinna być tym wymogiem objęta.

Zasada trwałości nie ma natomiast zastosowania do projektów polegających na wdrażaniu instrumentów finansowych, w tym projektów, w ramach których łączy się instrument finansowy i dotację na zasadach określonych w art. 58 ust. 5 rozporządzenia ogólnego – zarówno w części, w której wsparcie zostało udzielone w formie instrumentu finansowego, jak i w części, w której wsparcie zostało udzielone w formie dotacji.

O naruszeniu zasady trwałości projektu będziemy mówić w sytuacji, gdy wystąpi co najmniej jednej z poniższych przesłanek:

a) zaprzestano lub przeniesiono działalność produkcyjną poza region na poziomie NUTS 2, w którym dany projekt otrzymał wsparcie,

b) nastąpiła zmiana własności elementu infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależną korzyść,

c) nastąpiła istotna zmiana wpływająca na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych celów.

Ponadto, naruszenie zasady trwałości projektu oznacza:

1. upadłość wynikająca z oszustwa potwierdzonego prawomocnym wyrokiem sądu oznacza naruszenie zasady trwałości projektu,
2. brak ogłoszenia upadłości beneficjenta, który zaprzestał prowadzenia działalności produkcyjnej.

W praktyce, w okresie trwałości projektu, co do zasady, na przykład:

1. nie można dokonywać istotnych zmian w projekcie,
2. modyfikacje projektu nadal są zmianami umowy o dofinansowanie, a więc beneficjent w dalszym ciągu ma obowiązek w pewnych przypadkach informowania instytucji o planowanych zmianach umowy o dofinansowanie lub ma obowiązek uzyskania zgody instytucji na taką zmianę (np. zmiany w strukturze prawno – organizacyjnej beneficjenta),
3. nie można zbyć zakupionych w ramach projektu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
4. trzeba utrzymać utworzone w ramach realizacji projektu etaty,
5. należy osiągnąć i utrzymać zaplanowane we wniosku o dofinansowanie wskaźniki rezultatu,
6. istnieje obowiązek sprawozdawczości,
7. istnieje obowiązek poddania się kontroli projektu.

Projekt może podlegać kontroli w okresie trwałości projektu, nawet wówczas, gdy był już kontrolowany na etapie jego realizacji. Kontrolerzy badają wówczas czy beneficjent dochowuje trwałości projektu w tym m.in. czy prawidłowo archiwizuje dokumentację projektową, czy wypełnia obowiązki informacyjno-promocyjne projektu, czy posiada oryginały dokumentów, utrzymuje i realizuje wskaźniki projektowe a także, czy zakupione w ramach projektu środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne nadal znajdują się w posiadaniu beneficjenta.

Utrzymanie trwałości projektu jest więc tak samo istotne jak wypełnianie wszystkich postanowień w okresie realizacji projektu. Należy o tym pamiętać, bowiem naruszenie zasady trwałości projektu może być dla beneficjenta bardzo dotkliwe finansowo. W przypadku niezachowania trwałości projektu beneficjent jest bowiem zobowiązany do zwrotu kwoty dofinansowania proporcjonalnie do okresu, w którym trwałość projektu nie została zachowana. Zwrot następuje w trybie określonym w art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1634, z późn. zm.).