Jak dobrze przygotować się do realizacji projektu oraz jakich błędów unikać w aspektach księgowych i dotyczących zatrudnienia personelu projektu ?

Jak mówią Wytyczne dotyczące kwalifikowalności 2021-2027, każdy wydatek poniesiony w ramach projektu powinien być zgodny z przepisami prawa. Jest to zasada nadrzędna, którą należy bezwzględnie stosować zarówno w ramach bieżącej działalności gospodarczej jak i w zakresie wydatkowania środków unijnych. Jest to oczywiste, jednak praktyka pokazuje, że jeśli zespół nie przygotuje się należycie do realizacji projektu i nie zapozna z szeroko pojmowaną dokumentacją dotyczącą poprawności rozliczeń w projektach unijnych, to wystąpienie błędów skutkujących uznaniem wydatków za niekwalifikowalne jest bardzo prawdopodobne.

W projektach trwających kilka lat, niezmiernie problematyczne może okazać się szczególnie korygowanie błędów księgowych i kadrowych, które zostały popełnione w odległym czasie. Zdarza się, że błąd był powielany od początku realizacji projektu, aż do czasu kontroli danego wydatku w ramach próby dokumentów w toku pogłębionej weryfikacji wniosku o płatność np. w trzecim roku realizacji projektu. Nawet jeżeli uda się uniknąć niekwalifikowalności kosztów i skorygować błędy zidentyfikowane w toku kontroli, to beneficjent straci dużo energii, czasu, pracy, stresu oraz środków. Ponadto beneficjent, u którego stwierdzono nieprawidłowości rodzaju księgowego lub dotyczących dokumentacji pracowniczej, bez wątpienia będzie kontrolowany bardziej szczegółowo niż inni.

Nasze doświadczenie w kontroli wydatków finansowanych z UE, które zdobyliśmy w toku wieloletniej współpracy z ministerstwami wykazało, że problem ze znajomością przepisów krajowych oraz wytycznych dotyczy szerokiego przekroju podmiotów, zarówno instytucji publicznych jak i małych fundacji. Przed rozpoczęciem realizacji projektu należy więc bezwzględnie zadbać o przygotowanie zespołu pod względem merytorycznym, czy wręcz uzupełnić braki w kwalifikacjach, aby tych błędów uniknąć. Wiele nieprawidłowości, które stwierdzaliśmy wynikało z braku sprawnie działających procedur w zakresie współpracy zespołu projektowego z działami prowadzącymi księgowość i kadry. Zazwyczaj osoby zarządzające projektem nie posiadały wystarczającej wiedzy z zakresu księgowości i kadr, przez co podejmowane przez nie działania były niezgodne z poszczególnymi przepisami. Z kolei nieprawidłowy obieg informacji oraz nieprzekazanie księgowości i kadrom wytycznych dotyczących wymogów stawianych dla projektów unijnych, skutkowało brakiem zrozumienia specyfiki wydatków ponoszonych w ramach projektów i błędnym ich rozliczaniem.

Aby przybliżyć złożoność nieprawidłowości księgowych i z zakresu kadr, które regularnie stwierdzaliśmy podczas kontroli, pragniemy przedstawić kilka przykładów. Zaczynając od nieprawidłowości z zakresu księgowości warto wspomnieć o najpoważniejszych:

• Do kontroli przedstawiano ewidencje księgowe, potwierdzające jedynie tymczasowe zapisy w buforze (szczególnie w projektach inwestycyjnych).
• Księgowanie wydatków poniesionych w walutach obcych w oparciu o zapisy nieobowiązujących już poprzednich Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków (?), co potwierdza nieprawidłowy obieg informacji pomiędzy działami w jednostce.
• Przekroczenie terminu dostaw i nieprzedłużenie projektu skutkowało przyjęciem środków trwałych po upływie terminu realizacji projektu określonym w umowie o dofinansowanie.
• Niewłaściwe dokumentowanie oraz nieujęcie w ewidencji pozabilansowej kosztów dotyczących wkładu własnego niepieniężnego.

Niezmiernie często nieprawidłowości dotyczyły też kwestii zatrudnienia personelu projektu:

• Oddelegowanie danej osoby do projektu na część etatu, jednak z wyższym wynagrodzeniem niż to, które uzyskiwała poza projektem, co nie było w żaden sposób uzasadnione złożonością zadań w ramach tejże funkcji i nie spełniało przesłanek wytycznych.
• Niezgodność zakresu obowiązków wynikającego z dokumentacji dotyczącej zatrudnienia względem zapisów we wniosku o dofinansowanie, co było naruszeniem wytycznych, gdyż ani umowa o pracę ani zakres czynności nie odzwierciedlały założeń projektu.
• W ramach badania personelu projektu często ujawniano, że do zakresów obowiązków personelu projektu wplatano czynności związane z obsługą projektu, co powinno być ponoszone w ramach kosztów pośrednich. Takie wynagrodzenia uznawano częściowo za niekwalifikowalne poprzez zmniejszenie wymiaru etatu w ramach projektu, co miało negatywne skutki finansowe do końca zatrudnienia tej osoby.
• Ciekawym przypadkiem, który zdarzył się w jednej z fundacji było stwierdzenie zatrudnienia personelu w wymiarze wyższym niż 1 etat w ramach tego samego stanowiska pracy i zakresu czynności. Tu znaczącą rolę odegrał brak znajomości przepisów krajowych z zakresu prawa pracy.

Podsumowując, należy podkreślić, że uzyskanie dofinansowania jest tylko pierwszym etapem na drodze do sukcesu. Aby zagwarantować jego osiągnięcie konieczne jest zbudowanie sprawnie działającego zespołu złożonego ze specjalistów lub skorzystanie z wiedzy i doświadczenia ekspertów realizujących projekty unijne, którzy często posiadają kwalifikacje interdyscyplinarne z zakresu księgowości, kadr i płac oraz prawa pracy.