Realizacja projektu unijnego rozliczanego w oparciu o kwoty ryczałtowe

Poprzez zastosowanie kwot ryczałtowych w projekcie beneficjentowi, za realizacje zadań, będzie przysługiwała z góry ustalona kwota pieniężna. Oznacza to, że nie będzie on rozliczany na podstawie faktycznie poniesionych wydatków, a zapłata nastąpi, gdy zostanie osiągnięty wskaźnik określony dla danego zadania objętego kwotą ryczałtową.
Warunki rozliczania kosztów uproszczoną metodą rozliczania wydatków określa każdorazowo umowa o
dofinansowanie projektu, wskazując w szczególności:

nazwę i koszt objęty uproszczoną metodą rozliczania wydatków,

wskaźnik rozliczający uproszczoną metodę rozliczania wydatków,

dokumenty potwierdzające osiągnięcie rezultatów, wykonanie produktów lub zrealizowanie działań zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu.

Koszty rozliczane uproszczoną metodą rozliczania wydatków są traktowane jak wydatki faktycznie poniesione. Nie ma zatem obowiązku gromadzenia faktur i innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej na potwierdzenie poniesienia wydatku w ramach projektu. Przekłada się to również na szybkość przygotowania wniosku o płatność rozliczającego poniesione wydatki. Beneficjent nie musi bowiem wprowadzać do systemu CST danych z faktur czy innych dokumentów księgowych, lecz koncentruje się na opisaniu postępu w realizacji zadań i przekazaniu ich rezultatów (np. certyfikatów i list obecności ze szkoleń, protokołów zdawczo – odbiorczych, raportów z usługi doradczej). Beneficjent nie musi również, o ile nie jest zamawiającym w rozumieniu ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2024.1320 t.j. z dnia 2024.08.30), dokonywać wyboru wykonawcy w oparciu o zasadę konkurencyjności. Powyższe reguły powodują uproszczenie procedur i stanowią z pewnością korzyść dla beneficjenta.

Pamiętać należy, iż rozliczenie kosztów za pomocą uproszczonej metody rozliczania wydatków dokonywane jest w oparciu o faktyczny postęp realizacji projektu i osiągnięte wskaźniki, przy czym, w przypadku kwot ryczałtowych, rozliczenie kwoty ryczałtowej jest uzależnione od zrealizowania objętych nią działań w całości albo dokonywane jest w etapach (tzw. kamienie milowe) w sposób określony w metodyce, o ile uzasadnia to charakter projektu.
W przypadku niezrealizowania określonych w umowie o dofinansowanie projektu wskaźników produktu lub rezultatu, dofinansowanie projektu jest odpowiednio obniżane, tzn. w przypadku niezrealizowania w pełni wskaźników produktu lub rezultatu objętych kwotą ryczałtową, dana kwota jest uznana za niekwalifikowalną. Weryfikacja następuje zatem w systemie „spełnia – nie spełnia”. Nie ma zatem możliwości by za kwalifikowaną uznana została wyłącznie dobrze zrealizowana część zadania, a obniżenie wartości dofinansowania dotyczyło wyłącznie części nieprawidłowo zrealizowanej. Ponadto, w przypadku projektów, w których realizacja któregoś z zadań warunkuje możliwość realizacji innego/innych zadań, Instytucja Zarządzająca może uznać nawet wszystkie wydatki w ramach projektu za niekwalifikowalne. Stanowi to z pewnością ryzyko tej metody rozliczania projektów unijnych.

W odniesieniu do projektów rozliczanych w oparciu o kwoty ryczałtowe, obejmujących inwestycje w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjne, obowiązuje również zachowanie okresu trwałości projektu. Ponadto, projekty te, mogą podlegać kontroli na każdym etapie ich realizacji. Podczas kontroli projektu ryczałtowego beneficjent, mimo zwolnienia go z obowiązku gromadzenia i opisywania faktur oraz innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej na potwierdzenie poniesienia wydatku, może zostać zobowiązany do okazania np. ksiąg rachunkowych oraz innych rejestrów lub ewidencji i dokumentów potwierdzających prawidłową realizację projektu. W przypadku nabycia środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych beneficjent może być zobligowany do okazania dokumentów potwierdzających przyjęcie tych zakupów na stan, celem potwierdzenia, że stanowią własność beneficjenta.

Niewątpliwie jednak projekty ryczałtowe są łatwiejsze zarówno w realizacji jak i rozliczaniu. Dzięki rezygnacji z wielu wymogów formalnych beneficjent może skupić się na faktycznej realizacji projektu. Należy mieć jednak na względzie, że dotacja dotyczy w tym przypadku całego prawidłowo zrealizowanego zadania. Niezrealizowanie chociażby części zadania może zatem pociągnąć za sobą dotkliwe konsekwencje finansowe w postaci niekwalifikowania przyznanych środków.