Unieważnienie postępowania z powodu braku środków

Przy przygotowaniu i przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia Beneficjent środków unijnych zobowiązany jest do stosowania – uregulowanej w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności – zasady konkurencyjności.

W ramach postępowania problematyczna dla Beneficjenta może stać się sytuacja, w której najkorzystniejsza oferta zawiera cenę przekraczającą zaplanowane przez Beneficjenta na ten cel środki.

Co w takim przypadku powinien zrobić Beneficjent, żeby nie naruszyć Wytycznych w zakresie kwalifikowalności, a w konsekwencji nie narazić siebie na dotkliwą korektę finansową?

• Unieważnienie postępowania

W praktyce najlepszym rozwiązaniem jest uregulowanie w zapytaniu ofertowym postanowienia, który umożliwi zamawiającemu (Beneficjentowi) unieważnienie postępowania, gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający ma zamiar przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, a w wyniku przeprowadzonych negocjacji nie uda się ustalić poziomu ceny, który będzie akceptowalny dla zamawiającego. Przedmiotowy zapis niewątpliwie zabezpieczy Beneficjenta przed zawarciem umowy na kwotę, którą Beneficjent po prostu nie dysponuje. Z drugiej strony unieważnienie postępowania z tego powodu nie narazi Beneficjenta na korektę finansową.

• Oferta, której cena przekracza zaplanowany budżet, nie podlega odrzuceniu!

Beneficjent musi mieć na uwadze, że najkorzystniejsza oferta, która przekracza zaplanowany budżet, nie podlega odrzuceniu. W związku z tym Beneficjent nie jest uprawniony do udzielenia zamówienia z pominięciem zasady konkurencyjności, czyli w oparciu o tzw. wolną rękę (sekcja 6.5 pkt 7 lit. a Wytycznych 2014-2020 oraz sekcja 3.2.1 pkt 4 Wytycznych 2021-2027). Zgodnie z powołanymi postanowieniami wytycznych, możliwe jest zawarcie umowy w sprawie realizacji zamówienia z pominięciem zasady konkurencyjności, jeżeli w wyniku prawidłowego zastosowania zasady konkurencyjności:

• nie wpłynęła żadna oferta;
• wpłynęły jedynie oferty podlegające odrzuceniu;
• żaden wykonawca nie spełnił warunku udziału w postępowaniu, o ile zamawiający stawiał takie warunki wykonawcom.

Przesłanki odrzucenia oferty należy badać przy pomocy art. 226 ustawy – Prawo zamówień publicznych. Wśród przesłanek odrzucenia wymienia się m.in. złożenie oferty po terminie składania, oferta została złożona przez wykonawcę podlegającego wykluczeniu z postępowania czy jest niezgodna z przepisami ustawy lub nieważna na podstawie odrębnych przepisów. Art. 226 ustawy zawiera zamknięty katalog przesłanek, wśród których nie wymienia się kwoty przewyższającej zaplanowany budżet Beneficjenta, co tylko potwierdza, iż taka oferta nie podlega odrzuceniu. Warto zapoznać się z pełną treścią komentowanego przepisu ze względu na jego duże znaczenie praktyczne.

• Obowiązek przeprowadzenia nowego postępowania

Jeśli więc Beneficjent unieważni postępowanie, gdyż najkorzystniejsza oferta przekracza zaplanowany przez niego budżet, a przeprowadzone negocjacje nie pozwoliły na obniżenie kwoty do akceptowalnego przez niego poziomu, to będzie on zobowiązany do ponownego przeprowadzenia postępowania zgodnie z zasadą konkurencyjności. W takiej sytuacji próba kwalifikacji takiej oferty jako podlegającej odrzuceniu, a w konsekwencji zawarcie umowy z innym podmiotem z pominięciem zasady konkurencyjności będzie skutkować wymierzeniem dotkliwej sankcji w postaci korekty finansowej w wysokości 100% wartości zamówienia.