Wniosek o dofinansowanie – czy udokumentowanie na jego podstawie szacunkowej wartości zamówienia sprawia, że WOD staje się załącznikiem do protokołu z postępowania?

W związku ze zmianą Wytycznych w nowej perspektywie finansowej, zaktualizowało się rozstrzygane także w ramach wcześniejszej perspektywy pytanie, czy jeżeli Beneficjent udokumentuje szacunkową wartość zamówienia, w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie to czy staje się on niejako automatycznie rodzajem notatki z szacowania podlegającej udostępnieniu wraz z protokołem z postępowania.

Zgodnie z treścią obowiązujących Wytycznych tj. Wytycznych Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 18 listopada 2022 roku dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 (znak: MFIPR/2021-2027/9(1), pkt 22 lit. j) tiret i) sekcji 3.2.2:

„22) Wybór najkorzystniejszej oferty jest dokumentowany pisemnie za pomocą protokołu postępowania o udzielenie zamówienia, zawierającego co najmniej: (…)

j) następujące załączniki:

i) dokument, o którym mowa w pkt 1, chyba, że szacowanie wartości zamówienia wynika z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu (…)”.

Jak wskazuje natomiast pkt 1 sekcji 3.2.2, do którego odwołuje się pkt 22 lit. j) tiret i) Wytycznych: „Podstawą obliczenia szacunkowej wartości zamówienia w ramach projektu jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością. Szacowanie jest dokumentowane w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu (np. w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu lub w notatce z szacowania)„.

Mając na uwadze literalną treść Wytycznych, elementem obligatoryjnym protokołu z postępowania, do którego przygotowania zobowiązany jest każdy beneficjent jest załącznik w postaci dokumentu z szacowania wartości zamówienia. Jednakże, wskazując za Wytycznymi „Wybór najkorzystniejszej oferty jest dokumentowany pisemnie za pomocą protokołu postępowania o udzielenie zamówienia, zawierającego co najmniej: (…) j) następujące załączniki: (…) i) dokument, o którym mowa w pkt 1, chyba, że szacowanie wartości zamówienia wynika z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu (…)”. Z powyższego wynika zatem, iż notatka z szacowania wartości zamówienia stanowił załącznik do protokołu z postępowania, ale zatwierdzony wniosek o dofinansowanie już nie.

Biorąc pod uwagę powyższe, użycie sformułowania, chyba że oznacza, iż protokół z postępowania zawiera co najmniej notatkę z szacowania wartości zamówienia, chyba że szacowanie wynika z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie i wtedy nie stanowi on załącznika do protokołu z postępowania.

Skoro zatem szacowanie zostało dokonane w oparciu o zatwierdzony wniosek o dofinansowanie, to na podstawie Wytycznych nie ma obowiązku, aby stanowił on załącznik do protokołu. Ten obowiązek wynika wyłącznie dla notatki z szacowania wartości zamówienia.

Ponadto, co wskazano powyżej, trzeba mieć na względzie, iż Wytyczne opracowane zostały przez prawodawcę, któremu przypisuje się racjonalne działanie. I tak, gdyby racjonalny prawodawca miał na celu wymaganie jako załącznik do protokołu z postępowania zatwierdzonego wniosku o dofinansowania (jeśli jest on formą udokumentowania szacowania wartości zamówienia) wskazałby on ten dokument jako możliwy załącznik do protokołu.

Podsumowując należy wskazać, że nie ma zarówno w treści Wytycznych, jak i innych regulacji prawnych związanych z realizacją projektów dofinansowanych ze środków unijnych przesłanek umożliwiających przyjęcie stanowiska przeciwnego, zarówno mając na uwadze literalne brzmienie przepisu, jak i jego uzasadnienie celowościowe.