25.04.2023

Zakres możliwej zmiany umowy bez przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 4 PZP

Zmiana umowy w sprawie zamówienia publicznego dokonywana na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 4 PZP jest możliwa, gdy:

  • jest spowodowana okolicznościami, których Zamawiający działający z należytą starannością obiektywnie nie był w stanie przewidzieć
  • zmiana umowy nie modyfikuje jej ogólnego charakteru
  • wzrost ceny spowodowany każdą kolejną zmianą umowy nie przekroczy 50% wartości pierwotnej umowy

UWAGA! Nie zawsze wystąpienie nieprzewidzianych okoliczności będzie powodowało konieczność zmiany umowy w sprawie zamówienia publicznego.

W aktualnie obserwowanych realiach gospodarczych, zwłaszcza w kontekście wysokiej inflacji, która przekłada się na wzrost cen materiałów lub kosztów niezbędnych do realizacji zamówienia publicznego, coraz częściej pojawia się potrzeba zmiany zawartych już umów w sprawie zamówienia publicznego. Możliwości zmiany umowy szczególnie często analizowane są w kontekście potencjalnej zmiany wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku spełnienia przesłanek uprawniających do waloryzacji.

Ustawodawca dopuszcza możliwość dokonania zmiany umowy bez przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których zamawiający działający z należytą starannością nie mógł przewidzieć. Istotne jednak, że każdorazowa zmiana umowy nie może modyfikować ogólnego charakteru umowy a wzrost ceny spowodowany każdą kolejną zmianą nie może przekroczyć 50% wartości pierwotnej umowy, co wprost uregulowane zostało w art. 455 ust. 1 pkt 4 PZP. Należy przy tym mieć na względzie, że możliwość dokonania zmiany umowy nastąpić może dopiero po spełnieniu wszystkich przesłanek określonych w ustawie.

Przewidzieć nieprzewidziane?

Ustawodawca nakłada na Zamawiających obowiązek dochowania należytej staranności przy przygotowaniu postępowania o udzielenie zamówienia, co utożsamiać należy z dołożeniem staranności ogólnie wymaganej w danych stosunkach, co w przypadku podmiotów prowadzących działalność gospodarczą oceniane jest przy uwzględnieniu zawodowego charakteru tej działalności. Co więcej, Zamawiający powinni dokonać rzetelnej oceny prawdopodobieństwa wystąpienia określonych zjawisk przy uwzględnieniu przedmiotu umowy, jak również warunków jej realizacji. Zamawiający działający z dostatecznym rozeznaniem powinni być świadomi faktu, że określone zjawiska gospodarcze mogą występować w różnym natężeniu przez cały okres trwania umowy i bezpośrednio wpływać na jej realizację.

Istotne jednak, że obowiązek dochowania należytej staranności przy ocenie prawdopodobieństwa wystąpienia potencjalnych, niepożądanych zjawisk gospodarczych, odnosi się jedynie do obiektywnych możliwości ich przewidzenia przez Zamawiających. Prowadzi to do wniosku, że wszelkie nadzwyczajne okoliczności, których wystąpienie było obiektywnie niemożliwe do przewidzenia przez starannego Zamawiającego, mogą umożliwić zmianę umowy w sprawie zamówienia publicznego. Co więcej, nawet zjawiska powszechnie występujące, mogą prowadzić do zmiany umowy, jednak z tym zastrzeżeniem, by wahania były na tyle nadzwyczajne i odbiegające od przyjętych dotychczas norm, że niemożliwe było uprzednie przewidzenie skali zaistnienia problemu.

W przypadku bowiem, gdy obiektywnie możliwe było przewidzenie zaistnienia określonych zjawisk gospodarczych oraz skali ich wystąpienia, wprowadzenie zmian do umowy nie jest możliwe z uwagi na fakt, że nie zaktualizuje się przesłanka niemożliwych do przewidzenia okoliczności.

Zaistnienie nieprzewidzianych okoliczności – co dalej?

Sama okoliczność wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności nie zawsze będzie pociągała za sobą konieczność zmiany umowy w sprawie zamówienia publicznego. Nie można bowiem jednoznacznie przesądzić, że nieprzewidziane okoliczności będą rzeczywiście wywierały realny wpływ na realizację umowy w takim natężeniu, że konieczna będzie jej zmiana. Należy zatem rozważyć, czy skutki wystąpienia określonych zjawisk rynkowych mają bezpośrednie przełożenie na wykonywanie umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Zakaz modyfikacji ogólnego charakteru umowy

W przypadku, gdy okaże się, że wystąpiły nieprzewidziane okoliczności, których Zamawiający w sposób obiektywny nie był w stanie przewidzieć, nawet pomimo zachowania należytej staranności, a okoliczności te wywierają znaczący wpływ na proces realizacji umowy w sprawie zamówienia publicznego, możliwa będzie jej zmiana. Ważne jednak, by zmiana umowy nie modyfikowała jej ogólnego charakteru. Oceniając wpływ potencjalnej zmiany umowy na modyfikację jej charakteru, należy wziąć pod uwagę w szczególności to, czy ingerencja w umowę nie zmieni pierwotnych założeń leżących u podstaw jej zawarcia. Przyjmuje się, że zmianą charakteru umowy jest zmiana na tyle istotna, że zasadniczo prowadzi do zawarcia zupełnie nowej umowy w sprawie zamówienia publicznego w stosunku do tej, którą zawarto pierwotnie. Jako przykłady wskazać można wszelkie zmiany przedmiotu zamówienia lub jego rodzaju.

UWAGA! Zmieniając wynagrodzenie Wykonawcy określone w umowie w sprawie zamówienia publicznego należy pamiętać, że wzrost ceny spowodowany zmianą nie może przekraczać 50% wartości pierwotnej umowy. Oznacza to, że ustawodawca wprowadził również limit wartościowej zmiany wynagrodzenia należnego Wykonawcy.

W przypadku każdej kolejnej zmiany wynagrodzenia Wykonawcy, limit wartościowej zmiany wynagrodzenia powinien być odnoszony już do zmienionej wcześniej kwoty, nie zaś pierwotnej wartości wynagrodzenia wskazanej w umowie. Oznacza to zatem, że nie ma przeszkód by dokonać nawet kilku następujących po sobie zmian umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Zgodnie ze stanowiskiem Urzędu Zamówień Publicznych wskazać należy, że zmiana w zakresie wynagrodzenia wykonawcy, powinna cechować się proporcjonalnością, co oznacza, że zmiana powinna mieć charakter obiektywny i może być wprowadzona w celu przywrócenia równowagi ekonomicznej stron umowy, jaka istniała w momencie jej zawarcia, a która została zakłócona przez określone zjawiska, które zaistniały na etapie realizacji kontraktu. Każdorazowo jednak powinno to nastąpić przy uwzględnieniu oceny ryzyk dokonanej przez Wykonawcę w momencie składania oferty w postępowaniu.

Jak zmienić umowę w sprawie zamówienia publicznego?

Wszelkie zmiany umowy w sprawie zamówienia publicznego powinny być dokonane z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności z uwagi na fakt, że wszelkie zmiany umowy wymagają analogicznej formy jaką ustawa bądź Strony przewidziały w celu jej zawarcia.

Należy także wziąć pod uwagę, że możliwość zmiany umowy na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 4 PZP zależy nie tylko od spełnienia szczegółowych przesłanek określonych w tym przepisie, ale również od zgodnej woli Stron, ponieważ zmiana umowy przybiera najczęściej postać aneksu do umowy, którego ważność zależy od podpisania go przez obie Strony umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Autor: Aleksandra Gabryelczyk

Szukasz porady prawnej?

Zapraszamy do kontaktu!
Kredyty frankowe - Waloryzacja - Prawo zamówień publicznych - Zamówienia międzynarodowe - Projekty unijne

    Sprawdź też artykuły...

    12.07.2024

    Zasady wyboru wykonawców w perspektywie finansowej 2021- 2027 na podstawie Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na...

    Opracowanie stanowi kontynuację artykułu Zasady wyboru wykonawców w perspektywie finansowej 2021 – 2027 na podstawie Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021 – 2027 – część I. Wytyczne doprecyzowały kwestię...
    9.07.2024

    Zasady wyboru wykonawców w perspektywie finansowej 2021 – 2027 na podstawie Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków...

    Z dniem 25 listopada 2022 roku weszły w życie wydane na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych...