Zamówienia w projektach miękkich, gdzie przygotowywane są indywidualne ścieżki rozwoju uczestników

Projekty miękkie to inicjatywy, które koncentrują się na rozwoju osobistym, edukacji, szkoleniach, doradztwie czy poprawie kompetencji uczestników. W odróżnieniu od projektów twardych, które obejmują namacalne inwestycje, takie jak budowa infrastruktury, projekty miękkie mają na celu wzmocnienie umiejętności, wiedzy i postaw uczestników. Ich charakter polega więc na niematerialnych rezultatach – zwiększeniu kwalifikacji zawodowych czy rozwoju kompetencji społecznych lub osobistych.

Jednym z kluczowych wyzwań w projektach miękkich, gdzie przygotowywane są indywidualne ścieżki rozwoju (IŚR) uczestników, jest wybór wykonawców. Charakter projektów miękkich wymaga od zamawiających dużej elastyczności w definiowaniu i realizacji zamówień, co wynika z samej natury działań, jakie mają być podejmowane. Zamawiane usługi często nie mogą być jednoznacznie określone na etapie planowania zamówienia. Problematyczne staje się zatem precyzyjne opisanie przedmiotu zamówienia, ponieważ na etapie jego przygotowywania trudno przewidzieć wszystkie szczegóły dotyczące potrzeb uczestników, które mogą nie tylko zmieniać się w trakcie trwania projektu, ale mogą nawet nie być znane na etapie opisywania przedmiotu zamówienia.

Zgodnie z podstawowymi zasadami konstruowania opisu przedmiotu zamówienia opis ten musi być jednoznaczny, wyczerpujący i uwzględniać wszelkie okoliczności mogące mieć wpływ na wybór oferty i realizację zamówienia. Dodatkowo opis powinien być jak najbardziej szczegółowy, obiektywny, uwzględniać wszystkie elementy istotne i nie powodować problemów interpretacyjnych. W projektach miękkich, gdzie przygotowywane są indywidualne ścieżki rozwoju uczestników, można jednak napotkać problemy natury praktycznej, które będą utrudniały sprostanie tym podstawowym zasadom.

Do problemów, z którymi może spotkać się beneficjent tworząc opis przedmiotu zamówienia w projektach miękkich, gdzie przygotowywane są indywidualne ścieżki rozwoju uczestników, będą zatem należały problemy związane z takim opisaniem przedmiotu zamówienia, by w pełni sprostać wymogom zamawiającego, a co za tym idzie i uczestników projektu, jak i równocześnie zasadom prawidłowego konstruowania opisu przedmiotu zamówienia.

W momencie tworzenia indywidualnej ścieżki dla każdego uczestnika występują trudności w precyzyjnym określeniu wszystkich potrzebnych usług. A to ze względu na ścieżki rozwoju, które są dynamiczne i zależą od postępów uczestników, ich zaangażowania oraz indywidualnych predyspozycji. Taki charakter zamówień wymaga elastyczności i uwzględnienia różnych scenariuszy oraz możliwości modyfikacji usług w trakcie realizacji projektu, co może okazać się trudne do pogodzenia z zasadami wyboru wykonawców, które wymagają właśnie precyzyjnego określenia wymogów dla wykonawców.

Elastyczność, o której mowa, musi być zatem odpowiednio zbalansowana z formalnymi wymogami procesu wyboru wykonawców. Przepisy Prawa zamówień publicznych w Polsce, regulacje Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 oraz dyrektywy unijne kładą nacisk na transparentność, równość traktowania i konkurencyjność, co może powodować wrażenie, iż zasady te stoją w sprzeczności z koniecznością dostosowywania zamówień do zmieniających się potrzeb uczestników projektu. A brak możliwości przewidzenia szczegółowych potrzeb uczestników może skutkować sytuacją, w której zamawiający nie jest w stanie dokładnie określić zakresu usług na etapie przygotowywania opisu przedmiotu zamówienia, co z kolei może w konsekwencji prowadzić do problemów z oceną i porównaniem ofert wykonawców.

Indywidualizacja, będąca kluczowym elementem projektów miękkich, staje się więc wyzwaniem w procesie wyboru wykonawcy, gdzie specyfikacja zamówienia musi być na tyle szczegółowa, aby potencjalni oferenci mogli zrozumieć wymagania i przedstawić swoje oferty. Transparentność procesu wymaga bowiem jasnego określenia przedmiotu zamówienia, co może ograniczać możliwość personalizacji działań, ponieważ zamawiający musi z góry opisać warunki, które będą odpowiadać indywidualnym potrzebom uczestników.

Kluczowym problemem staje się w tym przypadku również określenie ewentualnych wymogów w zakresie doświadczenia potencjalnych dostawców usług niematerialnych oraz ich ocena, a także dobranie odpowiednich kryteriów wyboru wykonawcy. W projektach miękkich trudno jest bowiem precyzyjnie określić, jakie parametry jakościowe będą decydujące. Ocena jakości w tego typu zamówieniach często opiera się na subiektywnych odczuciach uczestników lub na wynikach ich rozwoju, co może być trudne do zmierzenia w obiektywny sposób. Ponadto, w projektach miękkich, gdzie cele są bardziej jakościowe niż ilościowe, istnieje ryzyko, że wybór wykonawcy będzie opierał się głównie na kryterium najniższej ceny, co może prowadzić do obniżenia jakości usług. Zamawiający muszą więc znaleźć równowagę między konkurencyjnością cenową a jakością oferowanych usług, tak aby wybrane rozwiązania rzeczywiście odpowiadały na indywidualne potrzeby uczestników, przy jednoczesnym zachowaniu wysokiego standardu realizacji projektu.

Dodatkowo, zmieniające się potrzeby uczestników mogą wymagać modyfikacji umowy z wykonawcą. Ze względu na ryzyko wystąpienia nieprawidłowości, należy dokładnie rozważyć wszystkie potencjalne modyfikacje umowy już na początkowym etapie. Umowa powinna zawierać precyzyjne postanowienia dotyczące dopuszczalnych zmian, aby uniknąć niepotrzebnych komplikacji. Postanowienia te powinny być jasne, precyzyjne i jednoznaczne oraz powinny określać charakter, a przede wszystkim zakres możliwych zmian, jak również warunki, na jakich można je wprowadzić. Należy również pamiętać, iż zmiany postanowień umownych nie mogą prowadzić do zmiany charakteru umowy.

Zamawiający mogą zatem napotkać trudności w zapewnieniu, aby wykonawcy byli w stanie dostarczyć elastyczne, dostosowane usługi, które jednocześnie spełnią wszelkie formalne wymogi procesu nie tylko wyboru wykonawcy, ale i także realizacji umowy z tym wykonawcą. Projekty miękkie, charakteryzujące się zmiennością i dynamiką potrzeb uczestników, często wymagają modyfikacji zawartych umów. Jednak przepisy jasno określają warunki, w jakich takie zmiany są możliwe, co może ograniczać zdolność zamawiającego do elastycznego reagowania na bieżące potrzeby uczestników.

Aspekty prawne związane z udzielaniem zamówień w projektach miękkich, szczególnie tych, które obejmują indywidualne ścieżki rozwoju uczestników mogą być zatem skomplikowane i mogą stwarzać wiele trudności, a główne wyzwania wynikają z konieczności pogodzenia specyficznych potrzeb uczestników takich projektów z wymogami czy to Prawa zamówień publicznych czy regulacji Wytycznych, których to postanowienia muszą być przez beneficjentów realizujących projekty współfinansowane ze środków UE bezwzględnie przestrzegane.