Zasady wyboru wykonawców w perspektywie finansowej 2021- 2027 na podstawie Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 – część II

Opracowanie stanowi kontynuację artykułu Zasady wyboru wykonawców w perspektywie finansowej 2021 – 2027 na podstawie Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021 – 2027 – część I.

• Wytyczne doprecyzowały kwestię kryteriów wyboru projektów.

W odniesieniu do kryteriów oceny ofert, wytyczne nie wskazują już wprost, iż cena może być jedynym kryterium oceny ofert. W miejsce tego sprecyzowano, iż kryteria oceny ofert, oprócz ceny i kosztu, mogą obejmować:

1. jakość, w tym parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne, dostępność, projektowanie dla wszystkich użytkowników, aspekty społeczne, środowiskowe i innowacyjne,
2. organizację, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeżeli mogą mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia,
3. serwis posprzedażny oraz pomoc techniczną, warunki dostawy, takie jak termin dostawy, sposób dostawy oraz czas dostawy lub okres realizacji.

Powyższe nie oznacza jednak, iż wykluczono możliwość ustanowienia ceny jako jedynego kryterium. Po pierwsze, wskazano bowiem, iż oprócz ceny i kosztu kryteria „mogą obejmować” również inne aspekty. Nie jest zatem obligatoryjne ustanawianie innych kryteriów, a jedynie istnieje taka możliwość. Różnica polega na tym, że w odmienny niż do tej pory sposób określono jedynie możliwość formułowania oprócz ceny również innych kryteriów. Zwrócić uwagę należy również na kryterium oceny ofert dotyczące organizacji, kwalifikacji zawodowych i doświadczenia osób wyznaczonych do realizacji zamówienia. Zamawiający może ustanowić takie kryterium, ale tylko wówczas, jeżeli może mieć ono znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia.

• Minimalny termin składania ofert wynosi niezmiennie 7 dni w przypadku dostaw i usług oraz 14 dni w przypadku robót budowlanych.

Nowe wytyczne precyzują jednak, że wyznaczony termin składania ofert powinien uwzględniać złożoność zamówienia oraz czas potrzebny na sporządzenie ofert. Zachowano także wymóg ustanawiania 30-dniowego terminu składania ofert dla zamówień, których wartość szacunkowa w przypadku robót budowlanych jest równa lub przekracza 5 328 000 EUR. Zmianą w stosunku do starych wytycznych jest określenie nowego progu ustanawiania 30 – dniowego terminu składania ofert w przypadku usług i dostaw. O ile wytyczne dla poprzedniej perspektywy finansowej wskazywały na konieczność ustanawiania tego terminu w przypadku zamówień o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej progi unijne w rozumieniu art. 3 p.z.p., o tyle nowe wytyczne wprost wskazują w tym przypadku na wartość szacunkową 750 000,00 EUR, a więc ustanawiają próg analogicznie jak dla usług społecznych i innych szczególnych usług, o których mowa w p.z.p.

• Nowym, wprowadzonym na wzór p.z.p. rozwiązaniem jest obowiązkowe badanie rażąco niskiej ceny przez zamawiającego.

Zgodnie z brzmieniem wytycznych, jeżeli zaoferowana cena lub koszt wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia, tj. różnią się o więcej niż 30% od średniej arytmetycznej cen wszystkich ważnych ofert niepodlegających odrzuceniu, lub budzą wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym lub wynikającymi z odrębnych przepisów, zamawiający żąda od wykonawcy złożenia w wyznaczonym terminie wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu. Wytyczne nakładają na zamawiającego obowiązek oceny tych wyjaśnień w konsultacji z wykonawcą. Nie precyzują jednak przy pomocy jakich narzędzi czy mechanizmów konsultacje miałyby się odbywać. Ponadto należałoby odpowiedzieć na pytanie jak dalece strony będą mogły konsultować wyjaśnienia wykonawcy. Zamawiający odrzuci ofertę zawierającą rażąco niską cenę wyłącznie w przypadku, gdy złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej ceny lub kosztu w tej ofercie.

• Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym ogłoszenie zapytania ofertowego, składanie ofert, wymiana informacji między zamawiającym a wykonawcą oraz przekazywanie dokumentów i oświadczeń odbywa się zgodnie z nowymi wytycznymi pisemnie za pomocą Bazy konkurencyjności.

Ewentualne odstępstwa od tej zasady zostały enumeratywnie określone w wytycznych. Oznacza to rezygnację ze znanej starym wytycznym możliwości składania ofert w postępowaniu osobiście, pocztą czy kurierem. Mając jednak na uwadze chociażby wprowadzony obowiązek badania rażąco niskiej ceny, w tym ocenianie przedłożonych w tym zakresie wyjaśnień przez zamawiającego w konsultacji z wykonawcą, nie do końca jasne może wydawać się na chwilę obecną jak w praktyce komunikacja miałaby przebiegać. Wprowadzony obowiązek wymiany informacji między zamawiającym a wykonawcą oraz przekazywanie dokumentów i oświadczeń zdaje się jednak dotyczyć okresu od publikacji postępowania do upływu terminu składania ofert. Natomiast po upływie terminu składania ofert komunikacja powinna odbywać się zgodnie z założeniami zamawiającego, określonymi uprzednio w Zapytaniu ofertowym, a więc np. za pośrednictwem poczty elektronicznej.

• Jeżeli chodzi o obligatoryjne elementy zapytania ofertowego, doprecyzowaniu uległy postanowienia o dzieleniu zamówienia na części.

Zapytanie ofertowe ma w tym przypadku zawierać opis części zamówienia, jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych oraz liczbę części zamówienia, na którą wykonawca może złożyć ofertę, lub maksymalną liczbę części, na które zamówienie może zostać udzielone temu samemu wykonawcy, oraz kryteria lub zasady, mające zastosowanie do ustalenia, które części zamówienia zostaną udzielone jednemu wykonawcy, w przypadku wyboru jego oferty w większej niż maksymalna liczbie części. Ponadto, w sytuacji, gdy zamawiający udziela zamówienia w częściach, zapytanie ofertowe musi obecnie zawierać również informację, że dane postępowanie obejmuje jedynie część zamówienia, wraz z określeniem zakresu lub wartości całego zamówienia oraz informacjami co do pozostałych części zamówienia. Dodatkowo zaznaczyć należy, iż w sytuacji, gdy zapytanie ofertowe zostanie zmienione przed upływem terminu składania ofert, zamawiający ma obowiązek poinformować w zapytaniu ofertowym o zakresie zmian.

• Wybór najkorzystniejszej oferty jest dokumentowany pisemnie za pomocą protokołu postępowania o udzielenie zamówienia.

Protokół zawiera, oprócz elementów znanych już starym wytycznym, również:

1. wykaz wszystkich ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe uzupełniony o takie dane jak imię i nazwisko albo nazwa wykonawcy, jego siedziba oraz cena,
2. wykryte przypadki konfliktu interesów i podjęte w związku z tym środki albo informację o braku występowania konfliktu interesów,
3. uzasadnienie rezygnacji z dopuszczenia możliwości składania ofert częściowych (jeśli dotyczy),
4. powody odrzucenia ofert, w tym ofert uznanych za rażąco niskie (o ile dotyczy),
5. wskazanie wybranej oferty (wraz ze wskazaniem takich danych wykonawcy jak imię i nazwisko albo nazwa wykonawcy) wraz z uzasadnieniem wyboru albo powodów, dla których zamawiający postanowił zrezygnować z udzielenia zamówienia,
6. imiona i nazwiska osób, które wykonywały czynności w prowadzonym postępowaniu.

Protokół zawiera również załączniki, w tym m.in. dokument potwierdzający ustalenie szacunkowej wartości przedmiot zamówienia (o ile szacunek nie wynika z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu), oświadczenia o braku powiązań osobowych lub kapitałowych złożone przez osoby wykonujące czynności związane z wyborem wykonawcy a także dowód wymiany informacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcą.

PODSUMOWANIE:

Wytyczne wprowadziły zatem kilka nowych, nieznanych dotąd rozwiązań, wiążąc część z nich wprost z przepisami p.z.p.:

• obowiązkowa komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym ogłaszania zapytania ofertowego, składania ofert, wymiany informacji między zamawiającym a wykonawcą oraz przekazywania dokumentów i oświadczeń pisemnie za pomocą Bazy konkurencyjności,
• zwiększenie progu stosowania 30-dniowego terminu składania ofert dla dostaw i usług do kwoty 750 000 EUR,
• obowiązek badania przez zamawiającego rażąco niskiej ceny.

Ostatnie wskazane rozwiązanie to wydaje się na chwilę obecną najbardziej problematyczne i może wiązać się dla niektórych zamawiających i wykonawców (zwłaszcza z sektora MŚP) z trudnościami zarówno związanymi z prawidłowym przygotowaniem wyjaśnień, jak i również, mając jeszcze na uwadze wprowadzony obowiązek oceny tych wyjaśnień przez zamawiającego w konsultacji z wykonawcą, z ich oceną. W konsekwencji może to prowadzić do nieuzasadnionego przyjęcia przez zamawiającego oferty zawierającej rażąco niską cenę bądź odrzucenia oferty, która rażąco niskiej ceny nie zawierała.