JAK WZIĄĆ UDZIAŁ W PRZETARGU? Krótki przewodnik dla początkujących

Wielu przedsiębiorców ma realne obawy przed staniem się aktywnym uczestnikiem rynku zamówień publicznych z uwagi na powszechne przekonanie, że wzięcie udziału w przetargu wiążę się z biurokracją, nadmiernym skomplikowaniem, czy też brakiem szans na udzielenie zamówienia. Tymczasem niejednokrotnie okazuje się, że w wielu przypadkach jest to jedynie lęk przed nieznanym, a uczestnictwo w przetargu wiązać się może z liczniejszymi korzyściami niż w przypadku podejmowania współpracy komercyjnej. Jednak, aby podjąć świadomą decyzję związaną ze złożeniem oferty i wzięciem udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, należy rozpocząć od zaznajomienia się z kilkoma podstawowymi krokami, o których mowa poniżej.

KROK 1

WYSZUKANIE PRZETARGU

W pierwszej kolejności należy rozpocząć od wyszukania przetargu, który byłby interesujący dla potencjalnego Wykonawcy z perspektywy obszaru prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Z uwagi na fakt, że postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego rozpoczyna się od publikacji ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych to właśnie tam znajdziemy wszelkie informacje dotyczące danego przetargu. Oprócz wspomnianego Biuletynu Zamówień Publicznych, informacji o przetargach szukać można również na dedykowanych do tego komercyjnych wyszukiwarkach oraz na stronach internetowych samych Zamawiających. W treści publikowanego ogłoszenia znajdziemy szereg niezbędnych informacji, które umożliwią weryfikację m. in. przedmiotu zamówienia czy warunków stawianych potencjalnemu Wykonawcy w celu udzielenia zamówienia. Już wstępna analiza treści opublikowanego ogłoszenia pozwoli odpowiedzieć na pytanie, czy potencjalny Wykonawca ma szansę na wystartowanie w danym przetargu oraz na realizację zamówienia publicznego.

 KROK 2

WERYFIKACJA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

Niezwykle istotnym krokiem z perspektywy potencjalnego Wykonawcy jest weryfikacja warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający określa bowiem pewne kryteria kwalifikacji dla podmiotów, które mogą wziąć udział w przetargu. Określenie warunków udziału w postępowaniu ma również na celu dokonanie oceny zdolności Wykonawcy do należytego wykonania zamówienia. Zgodnie z art. 112 ust. 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm., dalej jako: „p.z.p.”), warunki udziału w postępowaniu mogą dotyczyć zdolności do występowania w obrocie gospodarczym, uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów, sytuacji ekonomicznej lub finansowej oraz zdolności technicznej lub zawodowej.

KROK 3

WERYFIKACJA PRZESŁANEK DO WYKLUCZENIA WYKONAWCY

Jedną z czynności podejmowanych przez Zamawiającego na etapie oceny złożonych ofert jest weryfikacja, czy w stosunku do potencjalnego Wykonawcy nie zachodzą przesłanki do wykluczenia go z postępowania o udzielenie zamówienia. Przesłanki wykluczenia Wykonawcy z postępowania wskazane zostały w art. 108 i 109 p.z.p. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się m. in. Wykonawcę będącego osobą fizyczną, którą prawomocnie skazano za przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie przestępczej albo związku mającym na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego, handlu ludźmi czy finansowania przestępstwa o charakterze terrorystycznym, jak również Wykonawcę wobec którego prawomocnie orzeczono zakaz ubiegania się o zamówienia publiczne. W przypadku ustalenia, że w stosunku do potencjalnego Wykonawcy nie zachodzą przesłanki do wykluczenia, powinien on do przygotowywanej oferty załączyć stosowne oświadczenie dotyczące niepodlegania wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.

KROK 4

ANALIZA DOKUMENTACJI PRZETARGOWEJ

Po analizie treści samego ogłoszenia o zamówieniu publicznym, weryfikacji warunków udziału w postępowaniu, jak również wówczas, gdy nie zachodzą podstawy do wykluczenia danego Wykonawcy, należy znaleźć pełną dokumentację zamówienia, która dostępna jest zazwyczaj na stronie internetowej prowadzonego postępowania do której odnośnik znajduje się w treści ogłoszenia bądź też na stronie internetowej samego Zamawiającego. Dokumentacja projektowa w sposób szczegółowy określa wszelkie wymogi stawiane przez Zamawiającego w zakresie uczestnictwa w postępowaniu o udzielenie zamówienia, jak również co do jego realizacji. Spośród dokumentacji przetargowej wskazać należy w szczególności na specyfikację warunków zamówienia, opis przedmiotu zamówienia, projekty budowlane, wzór umowy oraz formularz oferty i oświadczeń wymaganych od potencjalnych Wykonawców w zakresie m.in. niepodleganiu wykluczeniu czy też wymaganym doświadczeniu. Warto ze szczególną uwagą zapoznać się z całością dokumentacji projektowej, tak aby szczegółowo ocenić nie zobowiązania ciążące na Wykonawcy, ale również przeanalizować takie aspekty jak czas przewidziany na realizację zamówienia czy też wysokość kar umownych.

KROK 5

WADIUM

Jednym z wymogów określonych w dokumentacji przetargowej, który może być stawiany przez Zamawiających jest obowiązek wniesienia wadium przez oferentów. Wadium nie jest jednak elementem obligatoryjnym i zależy od decyzji Zamawiającego. Zgodnie z art. 97 ust. 2 p.z.p., Zamawiający określa kwotę wadium w wysokości nie większej niż 3% wartości zamówienia. Do decyzji potencjalnego Wykonawcy należy sposób wniesienia wadium, które może być wnoszone w jednej lub kilku formach w postaci pieniędzy, gwarancji bankowych, gwarancji ubezpieczeniowych czy też poręczeń udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2023 r. poz. 462). Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert. Istotą wnoszenia wadium jest zabezpieczenie oferty do dnia upływu terminu związania nią potencjalnego Wykonawcy, który określa się w dokumentacji przetargowej. Zamawiający będzie miał obowiązek zwrotu wadium niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia upływu terminu związania ofertą, zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego czy też unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, z wyjątkiem sytuacji gdy nie zostało rozstrzygnięte odwołanie na czynności unieważnienia albo nie upłynął termin do jego wniesienia. Potencjalny Wykonawca może także zawnioskować o zwrot wadium w przypadku, gdy wycofa ofertę przed upływem terminu składania ofert oraz gdy jego oferta zostanie odrzucona, jak również w przypadku wyboru najkorzystniejszej oferty (z wyjątkiem Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza) oraz po unieważnieniu postępowania, w przypadku gdy nie zostało rozstrzygnięte odwołanie na czynność unieważnienia albo nie upłynął termin do jego wniesienia.

KROK 6

ZŁOŻENIE OFERTY

Złożenie oferty jest w istocie najważniejszym etapem w procesie ubiegania się o udzielenie zamówienia. Obecnie, wszystkie oferty w postępowaniach o udzielenie zamówienia składa się wyłącznie drogą elektroniczną za pośrednictwem platformy e-Zamowienia prowadzonej przez Urząd Zamówień Publicznych. Nowa platforma elektroniczna umożliwia nie tylko prostsze, ale i szybsze składanie ofert oraz podejmowanie kontaktu z Zamawiającym. Istotne także, że wraz z ofertą wymagane jest złożenie również oświadczeń wskazujących na spełnianie wszystkich warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia. Należy pamiętać, że dobrze przygotowana oferta Wykonawcy jest podstawowym elementem, który jest niezbędny do tego by ubiegać się o udzielenie zamówienia publicznego. W przypadku złożenia oferty, która obarczona będzie brakami formalnymi czy błędami, Zamawiający wezwie oferenta do uzupełnienia tych braków w określonym terminie.

Autorka: Aleksandra Gabryelczyk – aplikantka radcowska